Aan het einde van het jaar kijk je vooruit. Welke klanten wil je vaker spreken, welke campagnes wil je inzetten en waar liggen de kansen om te groeien? Om die plannen goed te kunnen maken, is het belangrijk dat je klantgegevens kloppen. Het najaar is daarom hét moment om je klantenbestand op te schonen.
Een klantenbestand raakt niet in één keer vervuild. Het gebeurt geleidelijk, zonder dat iemand het merkt. Een contactpersoon wisselt van baan, een bedrijf verhuist of houdt op te bestaan, of twee collega's maken allebei een record aan voor dezelfde klant.
In de pipeline gebeurt hetzelfde. Een verkoopkans die in het voorjaar kansrijk leek, staat in december nog steeds open, terwijl niemand er nog mee bezig is. Op papier ziet je pipeline er daardoor beter uit dan hij is.
Los van elkaar zijn dat kleine dingen. Samen zorgen ze ervoor dat een deel van je mailing terugkomt, dat een accountmanager de verkeerde persoon belt en dat je verwachting voor volgend jaar rust op kansen die er niet meer zijn.
Een opgeschoond klantenbestand is geen bestand zonder fouten, maar een bestand waarop je durft te sturen. Dat vertrouwen heb je juist nodig op het moment dat je de plannen voor volgend jaar maakt.
In het najaar komt er veel samen. Je kijkt terug op het jaar, maakt een budget en bereidt de eerste campagnes van januari voor. Doe je dat op basis van een vervuild bestand, dan plan je op aannames. Schoon je eerst op, dan zie je welke klanten echt actief zijn, welke kansen nog openstaan en wie je al een tijd niet hebt gesproken.
Daarnaast is er nog een andere reden. De AVG schrijft namelijk voor dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is. Een vaste bewaartermijn staat er niet in, dus bepaal je zelf wat je bewaart en waarom. Eén keer per jaar kritisch naar je bestand kijken helpt daarbij.
1. Voeg dubbele records samen. Zoek op bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer naar relaties die meer dan eens voorkomen. Voeg ze samen in plaats van er één te verwijderen, zodat de historie van beide bij één record terechtkomt.
2. Werk je contactpersonen bij. E-mails die niet aankomen, zijn het eerste signaal dat een gegeven niet meer klopt. In Act! Email Marketing zie je per contactpersoon welke mails zijn teruggekomen. Zoek uit wie er vertrokken is en wie de opvolger is. Gegevens die je niet meer nodig hebt, verwijder je.
3. Ruim je pipeline op. Loop de verkoopkansen langs die al maanden niet zijn bijgewerkt. In de dashboards van Act! zie je de open kansen op aantal, waarde en leeftijd, dus de oudste vind je snel. Bel ze na of sluit ze af als verloren, met de reden erbij. Die reden is volgend jaar waardevolle informatie.
4. Kijk kritisch naar wat je bewaart. Denk aan oud-relaties met wie je al jaren geen contact hebt, of aan adressen op je mailinglijst waarvan niemand meer weet hoe ze erop kwamen. Bepaal per groep of je de gegevens nog nodig hebt en leg vast waarom.
5. Spreek af hoe het schoon blijft. Bepaal welke velden altijd ingevuld moeten zijn en wie nieuwe relaties aanmaakt. Is je CRM gekoppeld aan je boekhouding, bijvoorbeeld Exact Online of SnelStart, dan blijven klantgegevens zoals het KvK-nummer en het e-mailadres in beide systemen gelijk.
Een grote schoonmaak in het najaar helpt, maar zonder vaste afspraken ben je volgend jaar weer terug bij af. Een bestand dat blijft kloppen, vraagt vooral om twee dingen: iemand die zich eigenaar voelt van de gegevens en een vast moment om ze na te lopen, bijvoorbeeld elk kwartaal.
Die eigenaar hoeft geen specialist te zijn. In een beheerderstraining leert de beheerder velden en lay-outs aanpassen, data importeren en de invoer controleren. Geef je het beheer liever uit handen, dan kan een vaste consultant de omgeving beheren en de inrichting laten meegroeien met je bedrijf.
Een opgeschoond klantenbestand levert meer op dan een nette database. Je mailings komen aan, je pipeline laat zien wat er werkelijk openstaat en je ziet weer welke klanten je al een tijd niet hebt gesproken. Juist daar ligt vaak de eenvoudigste groei: in het klantenbestand dat je al hebt.
Wil je weten hoe jouw klantenbestand ervoor staat, of hoe je het in je CRM schoon houdt? Een van onze consultants kijkt graag met je mee.