Ronald van Essen, applicatiebeheerder bij ASTRON

Als onderdeel van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is ASTRON een bijzondere plek waar wetenschap, techniek en samenwerking samenkomen. Om alle contacten, afspraken en gespreksnotities centraal vast te leggen, maakt ASTRON gebruik van Act! CRM met ondersteuning van TendenZ.

Act! inzetten als meer dan een adresboek

Act! wordt vooral gebruikt als adresboek. “Een aantal gebruikers werkten al langer met Act!, maar eigenlijk alleen om contactgegevens op te zoeken,” vertelt Ronald van Essen, applicatiebeheerder bij ASTRON. “We wisten dat er veel meer mogelijk was, maar het gebruik bleef beperkt tot de basis.”

De wens ontstond om Act! breder in te zetten: niet alleen als adresboek, maar als compleet systeem waarin contactmomenten, gespreksnotities en terugbelacties worden vastgelegd. Zo kunnen collega’s makkelijker samenwerken en raakt informatie niet meer verspreid over mailboxen of losse bestanden.

“We vinden het belangrijk dat gebruikers prettig kunnen werken,” zegt Ronald. “Act! is daar een uitstekend systeem voor, maar dan moet je wel weten wat het allemaal kan.”

Ondersteuning met korte lijnen

ASTRON werkt al langere tijd samen met TendenZ en waardeert vooral de persoonlijke aanpak. Ronald: “Ik heb regelmatig contact met Frank en Melvin. Als ik een vraag heb, stuur ik meestal een mailtje. Vaak krijg ik snel reactie of ze bellen me even om het direct door te nemen. De lijntjes zijn kort en de communicatie is helder.”

TendenZ ondersteunt ASTRON niet alleen bij het beheer, maar denkt ook actief mee over optimalisatie. Zo werden trainingen georganiseerd waarin gebruikers stap voor stap de mogelijkheden van Act! ontdekten. “Tijdens de upgrade naar een nieuwe versie hebben we trainingen gehad,” vertelt Ronald. “Dat was erg waardevol. Je merkt dat gebruikers dan denken: ‘oh, dat kan dus ook!’ Vaak zijn het juist die kleine dingen die het werk makkelijker maken.”

Gebruiksvriendelijk en overzichtelijk

Wat Ronald en zijn collega’s vooral waarderen, is de eenvoud van Act!. “Het systeem is laagdrempelig,” vertelt hij. “Je zoekt iemand op en ziet in één oogopslag wat er besproken is, welke documenten zijn gedeeld en wat de volgende stap is. Met een paar klikken heb je alles bij de hand.”

Dat gebruiksgemak is ook voor andere afdelingen belangrijk. “We hebben bewust gekozen om verschillende doelgroepen gescheiden te houden,” legt Ronald uit. “Act! helpt daarbij, want het systeem is flexibel genoeg om voor elke afdeling een eigen structuur te maken.”

Een partner die meedenkt

Wat ASTRON waardeert aan TendenZ, is het persoonlijke contact en de bereikbaarheid. “Als ik bel, krijg ik altijd iemand aan de lijn die weet waar het over gaat,” zegt Ronald. “Er wordt niet geschakeld tussen afdelingen of tickets, ze denken direct mee. Dat is prettig, want we hoeven zelden twee keer iets uit te leggen.”

Blijven ontwikkelen

ASTRON blijft zich ontwikkelen en dat geldt ook voor het gebruik van Act!. Voor begin volgend jaar staat alweer een vervolgtraining gepland. “Het is goed om af en toe even opgefrist te worden,” vertelt Ronald. “Zo’n sessie zorgt ervoor dat gebruikers niet alleen efficiënter werken, maar ook nieuwe functies leren kennen. De collega’s die dagelijks met Act! werken, vinden dat erg prettig.”

Daarnaast blijft ASTRON alert op nieuwe mogelijkheden. “Tijdens de laatste meeting werd de module voor Marketing Automation toegelicht,” zegt Ronald. “We zijn daar nog niet aan toe, maar het is goed om te weten wat er kan. Als het moment komt dat we willen uitbreiden, weten we dat TendenZ klaarstaat om dat samen met ons te doen.”

Overzicht, vertrouwen en continuïteit

Door de samenwerking met TendenZ en de praktische inrichting van Act! CRM heeft ASTRON nu één centrale plek voor contactinformatie, notities en opvolging. Medewerkers weten precies wat er speelt en kunnen taken eenvoudig overnemen als iemand afwezig is.