Jos Theuns, Founder & Sr. Dir. Strategy & Partnership CES

In 2014 richtte Jos Theuns ATEPS op en is nu actief in zijn rol als consultant na de overname door het internationale Exide Technologies in 2021. In die rol is hij nog steeds nauw betrokken bij strategische en commerciële trajecten, waarin overzicht en structuur essentieel zijn.

Structuur in lange en complexe salestrajecten

Projecten bij Customized Energy Systems lopen vaak lang, kennen hoge investeringen en hebben vaak veel betrokkenen. “Bij dat soort projecten kan je geen ruis veroorloven,” vertelt Jos. “Dan moet je precies weten wie waar bij betrokken is en wat er wanneer gebeurt.”

Rondom zo’n project zijn vaak meerdere partijen betrokken zoals externe partijen die verantwoordelijk zijn voor de aansturing van installaties of het moment waarop energie wordt ingekocht of verkocht. Ook die relaties moeten goed worden vastgelegd en opgevolgd.

Eén centrale plek voor afstemming

Om grip te houden op die complexiteit werkt Customized Energy Systems met Act! als centrale plek voor klantbeheer. Niet alleen contactgegevens worden vastgelegd, maar ook taken, afspraken en verantwoordelijkheden tussen afdelingen. Wanneer er input nodig is van R&D of productie voor een offerte, wordt dat bewust vastgelegd in het systeem. “Zo zorgen we ervoor dat iedereen weet wat er wanneer moet gebeuren en dat we niet afhankelijk zijn van losse mailtjes of herinneringen,” legt Jos uit.

Dat centrale overzicht is essentieel, zeker wanneer meerdere trajecten parallel lopen en verschillende teams tegelijkertijd aan dezelfde klant werken.

Zichtbaar blijven na de offerte

“Het werk stopt niet zodra een offerte is uitgebracht.” In veel gevallen duurt het daarna nog maanden voordat een klant een definitief besluit neemt. Afwachten is volgens Jos zelden effectief: “Je kunt blijven wachten tot iemand ja of nee zegt, maar in die periode kun je ook relevant blijven,” zegt hij.

Juist om die reden probeert Customized Energy Systems zichtbaar te blijven zonder opdringerig te worden. Met Act! CRM kunnen ze bijvoorbeeld gerichte content delen met een kleine groep mensen die betrokken zijn bij een project. “Je wilt niet continu bellen, maar je wilt wel laten zien dat je meedenkt,” zegt Jos. “Dan is dit een hele natuurlijke manier om contact te houden met je klanten.”

CRM is geen IT-project, maar een managementkeuze

Voor Jos is CRM nooit een puur IT-vraagstuk geweest. Hij werkte al met Act! voordat hij ATEPS oprichtte en nam die werkwijze vanzelfsprekend mee. Volgens hem kan vrijwel elk CRM-systeem functioneren, zolang het maar serieus wordt gebruikt. “Het systeem zelf is zelden het probleem. Het zit ’m in hoe je ermee omgaat,” geeft hij aan.

De grootste uitdaging zit volgens hem in de adoptie binnen je bedrijf. Vaak hebben collega’s hun eigen voorkeuren en ervaringen waardoor niet alle collega’s optimaal gebruik maken van de software. “Iedereen roept dat het vorige systeem beter was, maar dat hoort erbij,” zegt Jos. “Maar als management moet je daar duidelijk in zijn, als het niet in het CRM staat, bestaat het niet.”

Informatie mag niet versnipperd raken

Die duidelijkheid is volgens Jos geen formaliteit, maar noodzaak. Wanneer informatie verspreid raakt over mailboxen, Excel-bestanden of persoonlijke lijstjes, wordt een organisatie kwetsbaar. “Als iemand uitvalt en alle informatie staat alleen in zijn eigen omgeving, dan ben je die kennis kwijt,” legt hij uit. “Dan ben je niet alleen data kwijt, maar ook tijd, investering, en wellicht zelfs je klant.”

Door alles centraal vast te leggen blijft informatie beschikbaar en overdraagbaar, ook als teams veranderen of mensen tijdelijk afwezig zijn.

Vertrouwen als basis voor de samenwerking met TendenZ

De keuze om samen te werken met TendenZ was eenvoudig. Jos kende Act! CRM al en zocht een Nederlandse partner die daarbij kon ondersteunen. Dat het eerste contact met TendenZ direct goed voelde, was voor Jos een teken dat de samenwerking goed zou komen. “Ik ben van de oude stempel,” zegt hij. “Mensen doen zaken met mensen en als die klik er is, blijf ik niet verder zoeken om ergens goedkoper uit te zijn.”

Het persoonlijke contact is voor Jos nog steeds een belangrijk verschil. Op het moment dat hij belt, merkt hij dat hij herkend wordt en dat hij ook met zijn voornaam wordt aangesproken en dat de jongens van TendenZ weten waar het om gaat. “Dat klinkt vanzelfsprekend, maar dat is het echt niet,” vertelt Jos. “Juist bij dit soort kritische systemen wil je weten wie je aan de lijn hebt en met TendenZ heb je dat.”

Ondersteuning zonder drempels, ook internationaal

Jos ervaart dat de korte lijnen met TendenZ heel prettig zijn, soms is één telefoontje genoeg om een vraag te beantwoorden. En als het niet direct kan worden opgelost, wordt er meegedacht. “Als het niet kan of lukt, hoor je meestal dezelfde dag nog dat iemand met je meekijkt,” zegt hij.

“Ik zit voor mijn werk regelmatig in het buitenland en zelfs dan staan ze voor je klaar,” zegt Jos. “Als een probleem niet direct opgelost kan worden, wordt het na terugkomt snel opgepakt.” Inmiddels wordt Act! ook gebruikt in andere landen binnen de organisatie zoals in Italië en Scandinavië. “Dan moet je CRM gewoon staan. En dat deed het ook.”

CRM als praktisch gereedschap

Jos ziet CRM nadrukkelijk als hulpmiddel en niet als doel op zich. “Het is gereedschap. Net als ERP of IT. Het moet ondersteunen en niet ingewikkeld worden,” zegt hij. “En goede begeleiding is daarbij ook belangrijk.”

Als Jos de samenwerking met TendenZ samenvat, hoeft hij niet lang na te denken. “In één woord: pijnloos.” En juist dat zegt voor hem genoeg: de techniek is goed geregeld, maar vooral het menselijke contact maakt het verschil. “Je merkt dat TendenZ met software bezig is, maar de mens niet vergeet. En dat werkt gewoon prettig.”