Peter Stello, mede-eigenaar

“Als je met zo’n kleine organisatie internationale klanten bedient, moet je grip hebben op wat er speelt,” vertelt Peter Stello, mede-eigenaar van NMF Sealing Solutions. Peter is mede-eigenaar en, zoals dat gaat in een klein team, betrokken bij vrijwel alles. En die combinatie tussen complexiteit, internationale klanten en beperkte capaciteit maakt structuur onmisbaar.

Van losse contacten naar gericht klantbeheer

Na de overname van het bedrijf werd al snel duidelijk dat het klantbeheer beter moest. De vorige eigenaar haalde namelijk klanten binnen, maar verloor ze vervolgens ook doordat er geen opvolging was. “Klanten kwamen één of twee keer terug en verdwenen dan weer,” vertelt Peter. “Niet omdat ze ontevreden waren, maar omdat er simpelweg geen aandacht voor ze was.” Dat zorgde voor stilstaande omzet. Aan de voorkant kwam er iets bij terwijl het aan de achterkant weg lekte. Juist omdat NMF Sealing Solutions exclusieve producten levert, werd dat gemis aan opvolging extra pijnlijk.

De behoefte aan een CRM-systeem ontstond dus echt vanuit een noodzaak. Overzicht krijgen, weten wie je klanten zijn, zien wat er gebeurt na een offerte en vooral: voorkomen dat kansen blijven liggen.

CRM is een hulpmiddel en geen doel

Het CRM-systeem moest voor Peter goed passen bij de omvang van de organisatie en bij de mensen die ermee werken. “We zijn allemaal vijftigers. Dan wil je geen systeem dat ingewikkelder is dan nodig.”

Act! CRM was voor hun dan ook een logische keuze: het deed wat het moest doen en sloot aan bij hoe het bedrijf werkt. Geen ingewikkelde oplossingen met een bijbehorend prijskaartje, maar een praktisch en eenvoudig platform dat meegroeit met de organisatie.

Sneller werken met offertes en administratie

Sinds NMF Sealing Solutions werkt met de nieuwste versie van Act! CRM is vooral het offerteproces een stuk eenvoudiger geworden. De tool is gekoppeld aan Snelstart waardoor artikelnummers en prijzen direct beschikbaar zijn. “We kunnen nu veel sneller offertes maken,” zegt Peter. “Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.” Voor een klein team is dat een groot voordeel: minder handmatig werk betekent namelijk meer aandacht voor je klanten.

Stap voor stap ondersteuning

Nieuwe systemen roepen vaak weerstand op bij medewerkers. Dat was NMF Sealing Solutions niet anders. In het begin was er terughoudendheid en twijfel, maar juist de manier van begeleiden maakte hier het verschil.

“TendenZ neemt ons echt bij de hand,” vertelt Peter. “Geen grote stappen, maar rustig en logisch opgebouwd.” De consultants van TendenZ kwamen langs, gaven trainingen en gaven duidelijke uitleg die ook door de medewerkers goed werd opgepakt. Deze aanpak zorgde ervoor dat het systeem niet alleen logisch werd ingericht, maar ook daadwerkelijk werd gebruikt.

Bereikbaar wanneer het er echt toe doet

Wat Peter vooral waardeert aan de samenwerking is het gevoel dat TendenZ aanvoelt wat echt nodig is. De ene keer is een schermovername voldoende, een andere keer is het beter als iemand langskomt. En direct handelen wanneer de situatie daarom vraagt.

“Als alles in de fik staat, wil ik niet horen dat ik volgende week aan de beurt ben,” zegt hij nuchter.Die verwachting wordt volgens hem waargemaakt. Niet door altijd fysiek aanwezig te zijn, maar door serieus te nemen wat de impact is op het bedrijf.

CRM zorgde voor overzicht. Business Intelligence moet zorgen voor inzicht.

Naast CRM is ook Business Intelligence in beeld gekomen als volgende stap. Nu er meer structuur en overzicht is, ontstaat de behoefte om verder te kijken dan alleen het vastleggen van gegevens. De eerste dashboards zijn er en richten zich voorlopig op offertes en kansen. Handig, maar volgens Peter pas het begin. De focus ligt nu eerst op het neerzetten van een goede basis.

De echte waarde ziet hij in de combinatie met financiële data. “Pas als je CRM en SnelStart bijvoorbeeld koppelt, zie je het hele verhaal,” legt hij uit. “Dan wordt zichtbaar waar offertes blijven hangen, waar omzet terugloopt en welke klanten langzaam verdwijnen.” Deze inzichten moeten de organisatie helpen om niet alleen reactief, maar ook vooruit te kijken.

Een samenwerking die past bij de organisatie

Zou Peter TendenZ aanbevelen aan andere bedrijven? Ja, mits het bedrijf vergelijkbaar is in omvang. “Je moet een partner hebben die bij je past,” zegt hij. “Voor organisaties tot ongeveer honderd medewerkers is TendenZ een logische keuze.” De samenwerking zelf vat hij dan ook eenvoudig samen: “Op een prettige en professionele manier beschikbaar zijn wanneer het nodig is.”