Tuuci is een internationaal bedrijf dat high-end parasols en buitenmeubilair ontwerpt en produceert. Vanuit Nederland wordt de volledige EMEA-regio bediend, met klanten in onder andere Europa en het Midden-Oosten.
Jochem Borremans, EMEA Director of Marketing
Binnen de organisatie is Jochem verantwoordelijk voor de marketing. Daarnaast houdt hij zich steeds meer bezig met IT en business intelligence. In die rol kijkt hij continu naar één ding: hoe processen slimmer kunnen: “Je kunt wel nieuwe tools aanschaffen, maar als ze niet aansluiten op hoe je werkt, heb je er nog niks aan,” vertelt Jochem Borremans, EMEA Director of Marketing.
Internationale groei vraagt om structuur
Wat Tuuci bijzonder maakt, is het maatwerk. Producten worden per stuk gemaakt en zijn ontworpen voor extreme omstandigheden zoals wind en zeeklimaat. Dat vraagt niet alleen iets van productie, maar ook van de manier waarop klantinformatie en processen worden ingericht.
Met meerdere vestigingen wereldwijd en een groeiende klantenkring neemt de hoeveelheid data snel toe. Dan wordt het belangrijk om overzicht te houden en te zorgen dat informatie niet versnipperd raakt.
Voordat er echt met CRM werd gewerkt, was er geen centrale plek voor klantinformatie.
Er werd gewerkt met Excel-bestanden, losse documenten en informatie die verspreid stond over verschillende plekken binnen de organisatie. In sommige gevallen zat kennis alleen bij medewerkers zelf, vertelt Jochem: “Het zat in Excel, in documenten of gewoon in het hoofd van iemand.”
Dat maakte het lastig om samen te werken en zorgde ervoor dat informatie niet altijd beschikbaar was wanneer dat nodig was. Rapportages creëren werd zo ook erg lastig.
Dankzij Act! CRM ontstond er weer overzicht enwerd alle klantinformatie samengebracht in één systeem. Hierdoor ontstond er een centrale plek waar data, contactmomenten en commerciële kansen samenkomen.
“Een gecentraliseerde database maakt het delen van informatie binnen het bedrijf een stuk makkelijker,” vertelt Jochem.
Het systeem werd daarbij ingericht op basis van de manier waarop Tuuci werkt en niet andersom. Dat zorgt ervoor dat het CRM aansluit op de praktijk en direct bruikbaar is.
De echte stap vooruit kwam toen Act! in de cloud werd gebruikt. Daardoor werd het mogelijk om het CRM te koppelen met andere systemen en tools. Jochem geeft hierbij aan: “Een groot deel van het handmatige werk is weggevallen doordat we zijn gaan automatiseren.”
Formulieren van de website komen direct in het CRM terecht, data uit het ERP-systeem wordt gekoppeld en processen worden ondersteund met tools zoals Zapier en Leadinfo. Dat zorgt ervoor dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan terugkerend werk en meer tijd hebben voor inhoudelijke taken.
Ook op marketinggebied heeft de overgang naar Act! CRM in de cloud impact gehad. Waar voorheen veel communicatie handmatig werd gedaan, wordt opvolging nu grotendeels automatisch ingericht. Zodra een lead binnenkomt, wordt er direct een vervolg gestart.
“Het haalt werk weg bij marketing en sales, maar zorgt er wel voor dat leads opgevolgd worden,” vertelt Jochem. Volgens hem blijven leads hierdoor langer in beeld en krijgen die op het juiste moment een vervolg, zonder dat daar extra handmatig werk voor nodig is.
Wat voor Tuuci belangrijk is in de samenwerking, is dat het praktisch blijft. Volgens Jochem zijn er korte lijnen en is er direct contact met de juiste mensen. Dat maakt het makkelijker om snel te schakelen en door te ontwikkelen: “De lijntjes zijn kort. Er wordt meegedacht en er wordt ook echt iets ontwikkeld als dat nodig is.”
Volgens Jochem helpt TendenZ niet alleen bij de implementatie, maar denken ze ook actief mee over hoe processen slimmer ingericht kunnen worden en hoe systemen beter aansluiten op de organisatie.
Door de combinatie van CRM, koppelingen en automatisering heeft Tuuci nu meer grip op klantdata en processen. “Informatie hebben we nu centraal beschikbaar, opvolging gebeurt structureel en systemen ondersteunen het werk in plaats van dat ze het vertragen,”, vertelt Jochem. “Eigenlijk loopt alles gewoon goed. Wij zijn klaar voor de zomer!”