Een CRM-systeem brengt klantinformatie, saleskansen en communicatie overzichtelijk bij elkaar. Het resultaat is beter overzicht, snellere opvolging en inzicht in wat werkt. Een CRM-implementatie is de stap van “we willen CRM” naar “het systeem werkt voor ons team”. Je vertaalt processen naar inrichting, zet data goed neer en zorgt dat mensen ermee kunnen werken.
De stap naar crm begint meestal met een hulpvraag. Er worden bijvoorbeeld kansen gemist, offertes blijven liggen, rapportages kosten te veel tijd of informatie staat verspreid in mailboxen en Excel.
De aanloop naar een implementatie is daarom belangrijk. Eerst moet de vraag helder in kaart gebracht worden: waar loop je als organisatie op vast? Welke processen wil je verbeteren? Wie heeft welke informatie nodig?
Op basis daarvan formuleer je doelen per team of afdeling en kies je succescriteria, zoals snellere offertedoorlooptijd of betere opvolgdiscipline. Zodra je als organisatie hierover hebt nagedacht kies je het systeem en de aanpak. Op deze manier voorkom je dat je een tool inricht zonder het echte probleem op te lossen.
Act! CRM is een eenvoudig CRM-systeem waarin alle communicatie wordt opgeslagen. TendenZ hanteert voor de implementatie een stappenplan bestaande uit 7 stappen:
Doelen, processen en de gewenste resultaten worden in kaart gebracht. Dit resulteert zich in een duidelijk en overzichtelijk plan van aanpak.
Velden, lay-outs, gebruikers en rechten worden zo ingericht dat ze passend zijn bij je werkwijze. Uiteraard wordt jouw organisatie hierin meegenomen en worden alle beslissingen besproken met jou of de beheerder(s) van je organisatie.
Alle beschikbare data wordt geïmporteerd en komt bij de juiste velden te staan. Daarbij is het belangrijk dat de data voorafgaand aan het importeren wordt opgeschoond: dus consistente namen, geen dubbele records en duidelijke afspraken voor toekomstige invoer.
Wij zorgen ervoor dat sjablonen, rapportages en dashboards worden aangemaakt. Als er ook gewerkt gaat worden met Business Intelligence tools zoals Power BI, dan worden deze ook ingericht.
Marketing Automation kan gezien worden als een extra medewerker, omdat het systeem zaken regelt die je anders zelf moet doen. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van automatische welkomstmails of automatische reminders. Als je als organisatie ook gebruik wil maken van Marketing Automation, wordt dat in deze stap ingericht.
Afhankelijk van het implementatieproces bieden wij verschillende Act!- en Act! Marketing Automation trainingen aan. Deze trainingen worden ingericht zodat deze precies aansluiten bij jouw CRM-systeem en medewerkers.
Na de implementatie gaat je organisatie aan de slag met het CRM-systeem. Nadat er een tijdje mee gewerkt is er weer een contactmoment waar wordt gekeken of alles naar wens werkt of dat er nog zaken geoptimaliseerd moeten worden.
Tijdens de implementatie van een CRM-systeem zijn er een aantal valkuilen waardoor implementatie niet altijd het gewenste effect geeft:
Een goed ingericht CRM levert dus rust en overzicht op. Als je klaar bent om de eerste stap te zetten, neem dan contact met ons op en we denken graag met je mee