Met een goed CRM-systeem kan je meer dan enkel klantgegevens beheren. Het ondersteunt namelijk je gehele klantproces, van de eerste kennismaking tot langdurige samenwerking: een CRM-systeem ondersteunt je in elke stap en zorgt ervoor dat je altijd overzicht en controle houdt.. Maar wat mag je verwachten van een goed CRM-systeem? Wij delen de tien belangrijkste functies van een goed CRM-systeem.
In een krachtig CRM-systeem komen alle klantgegevens samen op één plek. Je hebt in één overzicht toegang tot basisgegevens, contactmomenten, mailhistorie, gespreksnotities, offertes, documenten en supportverzoeken. Deze centrale structuur voorkomt dat informatie verspreid raakt over verschillende mailboxen, schaduwlijsten of tools. Zo werkt iedereen binnen het team met dezelfde, actuele gegevens. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten en miscommunicatie.
Je klantrelaties zijn je belangrijkste bezit. Een goed CRM-systeem ondersteunt je actief in het onderhouden en versterken van die relaties. Je legt eenvoudig vast wat er besproken is, wanneer het laatste contactmoment was en wat de volgende stap is. Je kunt relaties segmenteren op type klant, branche of regio en op die manier gerichter communiceren. Ook lange termijn contacten blijven op deze manier warm en persoonlijk.
Nooit meer een terugbelverzoek of offerte-opvolging vergeten? Een goed CRM-systeem denkt met je mee. Je koppelt taken eenvoudig aan contacten, verkoopkansen of projecten en stelt herinneringen in. Dankzij automatische meldingen en slimme workflows blijf je altijd op de hoogte van wat er moet gebeuren. Hierdoor werk je gestructureerder, vergeet je niets en verhoog je je betrouwbaarheid richting klanten.
Inzicht in je verkoopkansen is essentieel om je omzet te kunnen sturen. Met pipelinebeheer zie je per verkoopkans in welke fase het traject zich bevindt, wat de waarde is, en wie verantwoordelijk is. Zo heb je altijd een actueel beeld van je verwachte omzet en kan je gerichter bijsturen. Een overzichtelijke funnel helpt je om niets te laten liggen en kansen optimaal te benutten.
Een groot deel van je klantcontact loopt via e-mail. Daarom is het essentieel dat je CRM gekoppeld is aan je e-mailomgeving, zoals Outlook of Gmail. In een goed CRM-systeem worden inkomende en uitgaande e-mails automatisch gekoppeld aan het juiste contact of bedrijf. Zo kan je altijd terugzien wat er is gemaild, door wie en wanneer. Je hoeft nooit meer te zoeken in je mailbox – je hebt altijd de volledige communicatie bij de hand.
Met realtime rapportages en dashboards heb je altijd grip op de prestaties van je organisatie. Of het nu gaat om de omzet per accountmanager, openstaande offertes, klanttevredenheid of conversieratio’s: een goed CRM-systeem laat je precies zien hoe je ervoor staat.
Een goed CRM-systeem biedt ondersteuning voor Marketing Automation. Hiermee zet je doelgerichte campagnes op, verstuur je automatisch gepersonaliseerde e-mails en volg je leads op het juiste moment. Je kunt klanten segmenteren op gedrag, voorkeuren of fase in de klantreis en hier slimme workflows voor inrichten. Alles is meetbaar, zodat je weet wat werkt en wat niet. Zo versterk je je marketing met minimale inspanning.
Onderweg of bij een klant op locatie wil je snel iets kunnen opzoeken of vastleggen en een goed CRM-systeem is dan ook mobiel beschikbaar via een app of browser. Hiermee heb je altijd toegang tot klantgegevens, kan je notities toevoegen, taken afvinken of zelfs nieuwe verkoopkansen registreren.
Voor steeds meer bedrijven is veilig en betrouwbaar werken in de cloud de nieuwe standaard. En een modern CRM-systeem draait in een professionele cloudomgeving die voldoet aan de strengste Europese privacyregels, zoals de AVG en GDPR. Met een CRM in de cloud werk je altijd met de laatste updates, je data is goed beveiligd en je hoeft je geen zorgen te maken over technische zaken of lokale installaties.
Geen enkel mkb-bedrijf werkt hetzelfde. Daarom moet een CRM-systeem zich aanpassen aan jouw werkwijze en niet andersom. Of je nu aangepaste velden wil gebruiken, specifieke rapportages nodig hebt of processen uit je branche wil automatiseren: een goed CRM-systeem biedt deze flexibiliteit.