Veel mkb-bedrijven gebruiken Excel voor klantbeheer, sales en rapportages. Het is vertrouwd, zelf ingericht en lijkt in eerste instantie voldoende. Maar de praktijk leert anders. Excel schiet tekort als het gaat om overzicht, samenwerking en opvolging. En dat kan je klanten én omzet kosten.
Als mkb’er is het daarom belangrijk om de overstap te maken naar een CRM-systeem. Wij vertellen waarom deze stap belangrijk is, maar ook wat het je oplevert.
Een CRM-systeem (Customer Relationship Management) is software waarin je alle klantinformatie centraal opslaat en opvolging automatiseert. In plaats van losse Excel-bestanden heb je één centrale plek voor contactgegevens, communicatie, verkoopkansen, afspraken en rapportages.
Van eerste contact tot offerte en van klantvraag tot aftersales: alles staat overzichtelijk bij elkaar. En doordat iedereen werkt met dezelfde gegevens, voorkom je fouten en dubbel werk.
Ondanks dat het werken met Excel misschien vertrouwd voelt, het is niet altijd verstandig. Hieronder staan zes redenen waarom steeds meer mkb-bedrijven overstappen naar een CRM-systeem.
Excel is van oorsprong een rekenprogramma en geen programma om tekstuele klantdata in op te slaan. Natuurlijk kan je er veel gegevens in bewaren, maar hoe meer gegevens je erin wil hebben, hoe minder structuur en controle je hebt:
Een CRM-systeem daarentegen brengt alles samen op één centrale plek: klantgegevens, communicatiegeschiedenis, lopende kansen, taken en opvolging. Iedereen in je organisatie werkt met dezelfde informatie, altijd en overal
In Excel zie je snel en gemakkelijk een lead over het hoofd en dat terwijl een vergeten belafspraak of een niet-verstuurde offerte zomaar een gemiste deal betekenen kan. Met een goed CRM-systeem krijg je automatische herinneringen voor opvolging, kan je offertes eenvoudig koppelen aan je pipeline en zie je in één oogopslag wat de status is van je deals. Op deze manier kan je gestructureerd werken en mis je geen kansen meer.
Doordat je werkt met meerdere versies van een bestand ben je vaak al veel tijd kwijt aan het vinden van het juiste bestand. Ook kost het vaak veel tijd om data te kopiëren naar je e-mail- of nieuwsbrieftool wanneer je meerdere klanten in één keer wil aanspreken.
Met een goed CRM-systeem kan je deze tijd besparen door taken te automatiseren:
Toekomstgerichte beslissingen neem je op basis van inzichten, maar de vraag is: hoe betrouwbaar is de data in je Excel-bestanden?
Met een CRM-systeem werk je met actuele en volledige informatie waardoor je toekomstgerichte beslissingen kan nemen die gebaseerd zijn op cijfers en data.
Excel is een statisch programma. Als je nieuwe collega’s of meer klanten krijgt wordt Excel nog onoverzichtelijker. Een CRM-systeem groeit daarentegen met je mee, zonder dat je telkens alles opnieuw moet instellen.
Een goed CRM-systeem is daarom:
Excel staat op een lokale computer, tenzij je werkt met ingewikkelde omwegen. Maar een CRM-systeem is altijd en overal eenvoudig beschikbaar, zonder ingewikkelde omwegen. Veel CRM-systemen werken namelijk in een cloudomgeving waardoor je:
Dus, werk jij nog steeds met Excel om je klantdata en klantrelaties te beheren? Dan is dit het moment om over te stappen naar een CRM-systeem dat past bij jouw organisatie.