/04. Resources/Blog/Development-100kb.jpg)
Een CRM-systeem vormt vaak het centrale punt voor klantgegevens, contactmomenten en verkoopkansen. Maar niet ieder bedrijfsproces past volledig binnen de standaardmogelijkheden. Soms is er behoefte aan een portaal, koppeling of aanvullende applicatie die het CRM verbindt met de rest van de organisatie.
Maatwerk rondom CRM is software die wordt ontwikkeld voor een specifieke werkwijze binnen je organisatie. De oplossing kan direct aan het CRM worden toegevoegd, maar kan er ook naast staan en gegevens met het CRM uitwisselen.
Denk bijvoorbeeld aan:
Het doel is niet om zoveel mogelijk software te ontwikkelen. Maatwerk moet een concreet probleem oplossen dat niet goed met een bestaande oplossing kan worden ondersteund.
Maatwerk is zinvol wanneer standaardsoftware of bestaande systemen niet goed aansluiten op de manier waarop jouw organisatie werkt. Het helpt je om processen eenvoudiger in te richten, systemen beter te laten samenwerken en gebruikers toegang te geven tot precies de informatie die zij nodig hebben.
Niet iedereen hoeft rechtstreeks in het CRM te werken. Klanten willen bijvoorbeeld zelf documenten, aanvragen of de status van een opdracht bekijken. Of medewerkers op locatie hebben misschien alleen toegang nodig tot werkbonnen of projectinformatie.
Een portaal of webapplicatie geeft deze gebruikers toegang tot precies de informatie die voor hen relevant is. De gegevens kunnen ondertussen gekoppeld blijven aan het CRM.
Veel bedrijven gebruiken naast hun CRM ook een financieel pakket, webshop of andere bedrijfssoftware. Wanneer deze systemen niet met elkaar communiceren, moeten medewerkers gegevens handmatig overnemen.
Een koppeling zorgt ervoor dat informatie automatisch wordt uitgewisseld. Daardoor blijven gegevens actueler en neemt de kans op fouten af.
Standaardsoftware is ontwikkeld voor veel verschillende organisaties. Daardoor sluit het niet altijd goed aan op een specifiek proces binnen jouw bedrijf.
Misschien werk je met een eigen aanvraagprocedure, een bijzondere vorm van projectregistratie of een proces waarvoor meerdere losse programma’s nodig zijn. Een maatwerkapplicatie kan deze stappen samenbrengen in één duidelijke werkwijze.
Soms worden meerdere standaardprogramma’s gecombineerd om één proces te ondersteunen. Dat kan werken, maar zorgt vaak ook voor extra licenties, losse gegevens en verschillende manieren van werken.
In zo’n situatie kan één gerichte maatwerkoplossing overzichtelijker zijn. Je krijgt dan alleen de functies die nodig zijn en kunt de oplossing laten aansluiten op je bestaande CRM en andere systemen.
Maatwerk is niet voor iedere wens nodig. Soms bestaat er al een standaardoplossing die het probleem goed kan oplossen. Die is vaak sneller beschikbaar en heeft zich al bij andere organisaties bewezen.
Ook is maatwerk minder logisch wanneer het om een incidentele handeling gaat of wanneer het proces zelf nog vaak verandert. Dan bestaat het risico dat er software wordt ontwikkeld voor een werkwijze die korte tijd later alweer anders is.
De belangrijkste vraag is daarom niet of iets technisch gebouwd kan worden, maar of het voldoende waarde toevoegt.
Een eenvoudige koppeling vraagt iets anders dan een compleet klantenportaal. De omvang hangt onder meer af van:
Daarom begint een maatwerktraject met het in kaart brengen van het proces. Pas als duidelijk is wat gebruikers nodig hebben en welke systemen betrokken zijn, kan worden bepaald welke oplossing passend is.
Een maatwerkoplossing is zinvol wanneer deze het werk aantoonbaar eenvoudiger maakt. Denk aan minder handmatige invoer, minder fouten, snellere informatie-uitwisseling of een betere dienstverlening aan klanten.
Stel daarom vooraf drie vragen:
Is daar geen duidelijk antwoord op? Dan is maatwerk waarschijnlijk nog niet de juiste stap.
Soms is een koppeling voldoende. In een andere situatie past een klantenportaal, webapplicatie of aanvullende functie beter.
Bij TendenZ brengen we eerst het proces en de bestaande systemen in kaart. Daarna bepalen we welke oplossing haalbaar is en daadwerkelijk waarde toevoegt. Zo ontstaat geen los stuk software, maar een oplossing die aansluit op je CRM en de dagelijkse praktijk.