Plannen is vaak een uitdaging, zeker zodra je bedrijf begint te groeien. Afspraken, interne taken, projecten en offertes lopen dan al snel door elkaar. Veel bedrijven houden dit nog bij in losse agenda’s, Excel-bestanden of via e-mail. Dat werkt een tijdje prima, maar na verloop van tijd verlies je het overzicht. Het gevolg? Dubbele afspraken, gemiste deadlines of klanten die te lang wachten op een reactie.
Met een CRM-systeem breng je orde in die chaos. Alles staat centraal: afspraken, taken, klantgegevens en opvolging. Zo weet je team altijd wat er speelt en heb je grip op de planning, waar je ook werkt: op kantoor, thuis of onderweg.
CRM staat voor Customer Relationship Management. De software helpt je om alle informatie en relaties op één plek te beheren, denk bijvoorbeeld aan:
CRM is dus meer dan een adresboek. Het is een centrale plek waar je team samenwerkt en altijd toegang heeft tot dezelfde informatie. Daardoor weet iedereen wat er bij de klant speelt, wat er is afgesproken en welke voorkeuren er zijn.
Een van de functies van CRM is een slimme agenda. Dankzij CRM kunnen organisaties beter en vooral slimmer plannen voor de hele organisatie.
Met CRM beheer je afspraken en taken centraal. Geen losse agenda’s meer, maar een gedeeld overzicht. Zo kan je direct zien welke collega waarmee bezig is en wanneer iemand beschikbaar is. Dat maakt plannen een stuk eenvoudiger, zeker wanneer je met meerdere collega’s samenwerkt in een team.
Een CRM-systeem neemt je werk uit handen. Je kan bijvoorbeeld instellen dat er automatisch een herinneringsmail naar een klant gaat wanneer een offerte blijft liggen. Of dat je een taak krijgt zodra een klant een formulier invult, zo vergeet je niets en reageer je altijd op tijd.
Met CRM zie je in één oogopslag welke taken vandaag, deze week of deze maand moeten gebeuren. Het grote voordeel van een CRM is dat je eenvoudig prioriteiten kan stellen. Hierdoor kan je voorkomen dat je kansen misloopt.
Plannen en afspraken staan altijd in nauw verband met gegevens van een klant. Van eerdere gesprekken tot lopende projecten. Door deze klantgegevens te koppelen aan afspraken in je agenda zorg je dat je goed voorbereid een gesprek in gaat.
Aangezien iedereen in hetzelfde systeem werkt, voorkom je dat afspraken dubbel gemaakt worden of dat informatie alleen in het hoofd van één collega zit. Bij ziekte of vakantie kan een collega bijvoorbeeld eenvoudig het werk van een ander overnemen.
Als collega’s veel onderweg of vanuit huis werken, is het belangrijk om altijd en overal toegang te hebben tot je agenda. Met de mobiele versie van CRM heb je altijd toegang tot je agenda en klantinformatie. Je hoeft dus niet eerst naar kantoor om in te loggen of te bellen naar kantoor voor informatie.