Veel MKB-bedrijven beginnen met standaardsoftware. En dat is logisch. Het is snel inzetbaar, betaalbaar en in veel gevallen meer dan voldoende. Maar naarmate een organisatie groeit, verandert er iets.
Niet omdat de software slecht is, maar omdat het werk verandert.
In het begin is alles overzichtelijk: offertes, planning en klantinformatie passen netjes binnen één systeem. Naarmate de organisatie groeit, ontstaan er kleine aanpassingen. Een extra Excel-bestand voor de planning. Een handmatige controle voordat iets wordt verwerkt. Een tijdelijk proces dat later structureel wordt.
Veel organisaties herkennen het moment waarop medewerkers zeggen: ‘Zo doen we het hier nu eenmaal.’ Dit betekent niet dat het de beste manier is, maar omdat het zo gegroeid is.
Standaardsoftware is in veel situaties een goede keuze. Het is gebaseerd op bewezen werkwijzen en sluit aan op processen die voor veel organisaties herkenbaar zijn. Je kunt snel starten en hoeft niet alles zelf te bedenken.
Zeker voor organisaties die overzicht willen creëren of structuur willen aanbrengen, is standaardsoftware vaak een prima eerste stap. Het helpt om processen te standaardiseren waar dat zinvol is. En daar zit meteen zowel de kracht als de beperking van standaardsoftware.
Op een bepaald moment past het werk niet meer helemaal binnen de vaste kaders. Dat zie je vaak aan signalen als:
Het systeem wordt niet verkeerd gebruikt, maar creatief omzeild. Dat is meestal geen bewuste keuze, maar een gevolg van dagelijkse drukte en groei.
Maatwerksoftware wordt vooral interessant wanneer problemen niet meer incidenteel zijn, maar structureel onderdeel worden van het werk. Dat zie je vaak terug in tijdelijke oplossingen die zijn blijven hangen. Bijvoorbeeld wanneer processen uniek zijn voor jouw organisatie, standaardsoftware dwingt tot omwegen of integraties tussen systemen ontbreken of niet goed aansluiten.
Maatwerksoftware draait dan niet om techniek, maar om ondersteuning van het proces. Het sluit aan op hoe er gewerkt wordt, in plaats van andersom. Dat maakt het geen vervanging van standaardsoftware, maar vaak een aanvulling daarop.
In de praktijk werken veel organisaties met een combinatie:
Die balans verschilt per organisatie. Wat voor de één logisch is, kan voor een ander onnodig complex zijn. Daarom is de vraag niet wat beter is, standaardsoftware of maatwerksoftware, maar of de software het proces ondersteunt of dat het proces zich moet aanpassen aan de software.
Dat zijn geen vragen die je even snel beantwoordt. Maar ze helpen wel om keuzes te maken die passen bij hoe je organisatie werkt. En bij waar je naartoe wilt groeien.