(function(h,o,t,j,a,r){ h.hj=h.hj||function(){(h.hj.q=h.hj.q||[]).push(arguments)}; h._hjSettings={hjid:780607,hjsv:6}; a=o.getElementsByTagName('head')[0]; r=o.createElement('script');r.async=1; r.src=t+h._hjSettings.hjid+j+h._hjSettings.hjsv; a.appendChild(r); })(window,document,'https://static.hotjar.com/c/hotjar-','.js?sv='); __sgConfig = { c: '001-471f4437-f189-4bcc-a123-b4950fb378bf', siteid: ''};

CRM-software kiezen? Waar op te letten bij CRM voor jouw organisatie.

Een keuze maken voor CRM-software is een uitdaging als je hier weinig ervaring in hebt.

Tegenwoordig is er namelijk zo’n breed aanbod, dat het moeilijk is om door de bomen het bos nog te zien.

In dit artikel bespreken we de volgende onderwerpen waarover je als mkb-bedrijf of als organisatie na dient te denken bij de keuze voor een CRM-pakket.

  1. Wat is CRM-software?
  2. Welke typen CRM-software zijn er?
  3. Aan welke kosten moet je als organisatie denken?
  4. Hoe makkelijk kan het CRM-systeem integreren met applicaties en systemen?
  5. Wat zijn de rapportage- en analysemogelijkheden?
  6. Hoe is het gesteld met de zorg voor privacy, veiligheid & data?
  7. Waarop moet je letten bij het kiezen van een CRM-leverancier?

1. Wat is CRM-software?

We zetten nog een keer kort uiteen wat een CRM-systeem nu is.

Samengevat staat de term ‘CRM-software’ voor ‘Customer Relationship Manager’-software en is dit een software-oplossing die verschillende functionaliteiten samenbrengt. Dit alles met als doel om de klantgegevens centraal op te slaan en binnen de organisatie te kunnen gebruiken voor sales- of marketingdoeleinden.

Mocht je wat meer achtergrondinformatie willen lezen, dan verwijzen we je graag door naar het uitgebreidere artikel 'Wat is CRM'. Hierin behandelen we ook de huidige trends op CRM-gebied.

2. Welke typen CRM-software zijn er?

Bij het kiezen van een CRM-softwarepakket is het goed om op de hoogte zijn van de typen CRM-oplossingen. Er zijn namelijk veel CRM-systemen en veel pakketten dienen een specifiek bedrijfsdoel.

Er zijn in de markt over het algemeen drie typen CRM-software:

  • Operationele CRM-software
  • Strategische CRM-software
  • Analytische CRM-software

Afhankelijk van de leverancier kan het zijn dat een pakket één of meerdere bedrijfsdoelen bereikt. Het is dus belangrijk om dit bij je keuze goed in je achterhoofd te houden. Hieronder leggen we kort uit wat elk type systeem nu precies inhoudt.

Operationele CRM-software:

Dit type is gemaakt om te helpen bij het managen van de dagelijkse werkzaamheden zoals marketing, sales en de klantenservice. Dit type CRM-systeem wordt veel gebruikt in het mkb.

Lees hier meer over de voordelen van CRM voor het mkb.

Strategische CRM-software:

De rol van dit type CRM-software richt zich meer op het verbeteren van de kennis van de klant, het optimaliseren van het klantencontact en het behouden van een sterke relatie met hen.

Analytische CRM-software:

Deze helpt je met het optimaliseren van het klantencontact en het verbeteren van het salesproces.

Dit type CRM-software bekijkt de gegevens uit verschillende databases en met behulp van technieken als datamining kunnen patronen en trends worden ontdekt. Op basis hiervan kun je als organisatie kansen ontdekken die in eerste instantie niet aan de oppervlakte zichtbaar zijn.

3. Aan welke kosten moet je als organisatie denken?

Nu helder is welke typen CRM er zijn, is het belangrijk om ook te weten wat een CRM-systeem kost voor je organisatie?

Waaruit kunnen de kosten nu eigenlijk bestaan bij een CRM-implementatie?

Bij het implementeren van een CRM-systeem voor je organisatie zijn er een aantal typen kosten waarmee je op voorhand al rekening dient te houden.

De werkzaamheden bij het goed implementeren van CRM-software bestaan namelijk uit de volgende:

  • Behoefteanalyse van de organisatie
  • Migratie van systemen
  • Integratie met andere systemen
  • Customizing en inrichting van het dashboard
  • Training van werknemers
  • Waarborgen van een veilige opslag van de data

Daarnaast is het zo dat je bij de meeste partijen verschillende manieren van betalen hebt voor de service die je afneemt:

  • Eenmalige betaling – vaak is dit zo dat wanneer je een lokaal gehost CRM-systeem afneemt;
  • ‘Gratis’ CRM-systemen – let op, je betaalt hier dan met je data!;
  • Maandelijkse abonnementskosten per gebruiker;
  • Eenmalige betaling voor een op maat gemaakte totaaloplossing.

4. Hoe makkelijk kan het CRM-systeem integreren met applicaties en systemen?

Bij het kiezen voor een CRM-systeem is het voor de langere termijn handig dat het systeem kan integreren met andere applicaties en bedrijfssystemen.

Ook als dit niet iets is wat je gelijk vanaf het begin nodig hebt, is het wel belangrijk dat de mogelijkheid te allen tijde daar is.

Als het goed is, groeit je organisatie en veranderen op een gegeven moment je behoeften. Daarin dient een CRM-systeem ook flexibel te zijn.

Met Act CRM kun je bijvoorbeeld redelijk makkelijk de volgende typen bedrijfsapplicaties integreren:

  • Dataopslag (Google Drive, OneDrive)
  • Boekhoudingsoftware (Start, Exact)
  • Integraties (Online Succes, 123 synchronizer)
  • E-mailmarketing (Surveymonkey, Mailchimp)
  • Agenda (Google Calendar, Outlook Agenda).

Voorkom dat je bij het kiezen van een CRM-systeem te veel kiest voor functies die je nooit zult gebruiken.

Zorg ervoor dat je juist de informatie verzamelt die essentieel is voor je organisatie, waardoor je op een effectieve manier je sales- & marketingactiviteiten kunt automatiseren en uitvoeren.

5. Wat zijn de rapportage- en analysemogelijkheden?

Zodra je een CRM-systeem aan het gebruiken bent om je leads, prospects en klanten te managen, kun je ook zien hoe succesvol je bent en waar je als organisatie tekort komt.

Daarom is het belangrijk om te kiezen voor CRM-software waarbij je rapportagemogelijkheden hebt die je zo kunt aanpassen dat je team zijn prestaties te allen tijde inzichtelijk heeft en kan zien welke typen leads of bestaande klanten nu goed reageren op je sales- of marketingactiviteiten.

Tip – Zorg er ook voor dat je CRM-systeem gemakkelijk integreert met de business-intelligencetool waarmee je organisatie werkt.

Act! CRM integreert bijvoorbeeld perfect met Power BI. Dit zorgt ervoor dat je vanuit verschillende databronnen interactieve dashboards kunt maken waarmee je gegevens van verschillende afdelingen (sales, finance, inkoop, marketing) kunt combineren en op zo’n manier weer nieuwe inzichten op kunt doen waardoor je kansen ontdekt die je eerst niet zag.

6. Hoe is het gesteld met de zorg voor privacy, veiligheid & data?

Bij het kiezen van een CRM-systeem in de cloud is het belangrijk dat je kiest voor een veilig systeem. Wanneer je kiest voor een SaaS-oplossing, betekent dat dus dat al je klantgegevens zich in de cloud bevinden. Je CRM-partner dient daarom te voldoen aan alle veiligheidsnormen.

Je dient te checken of de partij die dit aanbiedt, zich wel echt aan alle huidige veiligheidsnormen houdt m.b.t. data & privacy.

Op het moment dat je kiest voor Act! CRM en daarbij kiest voor Act in de cloud, weet je zeker dat je organisatie verzekerd is van een partij die veiligheid hoog in het vaandel heeft staan.

Dit uit zich in:

  • Het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten met alle partijen waarmee wordt samengewerkt.
  • Het uitvoeren van reguliere audits.
  • Een NEN-gecertificeerde cloud-omgeving.

7. Waarop moet je letten bij het kiezen van een CRM-leverancier?

Er zijn zoals je leest, een hoop dingen waarmee je rekening dient te houden bij het kiezen van de juiste CRM-software.

Er zijn genoeg tools waaruit je kunt kiezen, maar het is belangrijk om de juiste CRM-software te kiezen die aansluit bij de behoeften van je bedrijf.

Neem dus ook de tijd om te kijken met welke CRM-specialist je gaat samenwerken. Stel de juiste vragen en houd het einddoel in de gaten: het opbouwen van een sterk klantenbestand

Vragen die je jezelf kunt stellen bij het kiezen van een samenwerkingspartner, zijn:

  • Hebben ze ervaring met de typen bedrijven waarin je werkzaam bent?
  • Nemen ze de tijd om je bedrijf te leren kennen?
  • Zijn ze communicatief? Reageren ze snel?
  • Is het mogelijk om te integreren met je bestaande systemen?
  • Hebben ze de technische resources om je organisatie verder te helpen?
  • Hebben ze goede recensies?

Zoals eerder aangegeven, kies je CRM-software voor meerdere jaren. Dit betekent dus automatisch dat je ook meerdere jaren aan een CRM-leverancier bent gebonden.

Zorg ervoor dat je naast dat je het juiste pakket hebt, ook een partner hebt die met jou en je organisatie meedenkt.

Ten slotte:

Wij kijken graag samen met je hoe we door middel van een CRM-systeem jouw doelstellingen beter kunnen realiseren en je resultaat kunnen verbeteren. Twijfel dus niet om contact op te nemen met één van onze CRM-consultants.

Neem contact met ons op Gratis CRM keuze gids

Contactformulier

var image = document.createElement("img"); image.src ='//connect.onlinesucces.nl/?cookie=0&i=5ccbbb61232107f5a7c340077672aeca5e301fe7&ts='+new Date().getTime()+'&f='+encodeURIComponent(document.location.href)+'&r='+encodeURIComponent(document.referrer)+'&t='+encodeURIComponent(document.title); var Tawk_API=Tawk_API||{}, Tawk_LoadStart=new Date(); (function(){ var s1=document.createElement("script"),s0=document.getElementsByTagName("script")[0]; s1.async=true; s1.src='https://embed.tawk.to/593a4b5f4374a471e7c522fe/default'; s1.charset='UTF-8'; s1.setAttribute('crossorigin','*'); s0.parentNode.insertBefore(s1,s0); })();